O uso do certificado digital torna mais fácil, sim, o acesso aos serviços do Portal Empresa Simples. Mas tem um custo. Em seguida você terá informações sobre o que é o certificado digital, os benefícios de seu uso e qual o tipo mais apropriado para facilitar a sua vida!

Isso irá ajudá-lo a decidir quanto à aquisição.

Se você quiser saber mais sobre certificação digital, assista a vídeo de 12 minutos neste link.

Em primeiro lugar, o que é um certificado digital?

O Certificado Digital é uma identidade eletrônica. Na prática, isso quer dizer que todo documento digital, isto é, gerado e disponibilizado eletronicamente por um sistema de informática, assinado com Certificado Digital também em meio digital, inclusive pela internet, tem a mesma validade jurídica dos documentos tradicionais gerados e assinados em papel. Ou seja, juridicamente o uso do Certificado Digital substitui a assinatura em papel e o reconhecimento de firma.

Como toda identidade, sua emissão precisa ser reconhecida por lei. No Brasil, a Medida Provisória n. 2.200, de 24 de agosto de 2001, reconhece o Certificado Digital somente quando é emitido dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, a ICP-Brasil. Portanto, daqui em diante, ao ser citado CD, significa que trata-se da identidade eletrônica emitida dentro da raiz ICP-Brasil.

Por que um documento digital assinado com o CD tem validade jurídica?

A validade jurídica de um documento digital, assinado com o CD, é reconhecida em função do processo de identificação e da tecnologia empregada.

Para emissão de um CD é obrigatório que o interessado se apresente, pessoalmente e uma única vez, perante uma autoridade de registro, com seus documentos. Em seguida, após sua precisa identificação, o CD é emitido, armazenando fisicamente num dispositivo - computador, cartão ou token (já há no mercado CD que são armazenados em celulares e tablet), os seus dados, a chave pública segura gerada dentro da raiz ICP-Brasil, que representa a assinatura eletrônica do interessado, e chave privada representada pela sua senha, pessoal, intransferível e, o mais importante, IRRECUPERÁVEL. Se essa senha for esquecida, novo registro e novo CD terá que ser providenciado.

Essa mesma tecnologia garante a qualquer pessoa a possibilidade de conferir, com uso de um aplicativo (software) específico, gratuito, o que foi assinado e quem assinou.

Como o uso do CD pode simplificar o acesso aos serviços do PES?

Os serviços do Portal Empresa Simples (PES) foram concebidos e construídos para que você, ao usar o CD, não precise cumprir tantas exigências burocráticas e nem se deslocar aos órgãos públicos (veja mais em Sobre o Portal). Direto ao assunto: com o CD você pode acessar os serviços totalmente pela internet, até abrir a empresa. Obviamente, para que isso seja possível, sua solicitação deve ser enquadrada como de baixa complexidade ou de baixo risco. Em cada serviço do PES será identificada a classificação de complexidade ou risco de sua solicitação. Não se preocupe. Isso é feito automaticamente por meio de suas respostas (sim ou não) a perguntas apresentadas pelo sistema.

Considerando que mais de 90% das solicitações são classificadas como de baixa complexidade ou baixo risco, pode ser afirmado que a grande maioria dos empreendedores e das empresas poderá ter, mediante o uso de CD, os serviços do PES prestados integralmente pela internet, com segurança e menor custo de operação. 

Há outros benefícios em adquirir um CD, além de facilitar o acesso aos serviços do PES?

O uso do CD está presente em diversos segmentos, tanto nos serviços públicos quanto nos negócios privados, sempre facilitando processos e reduzindo custos dos usuários. Com o CD é possível fazer, por exemplo, a declaração do imposto de renda da pessoa física, acessar serviços bancários pela internet sem os limites do homebanking, proteger servidores de e-mail, na medicina, perante o judiciário e o FGTS etc.

Além disso, ao dar validade jurídica para transações pela internet, o CD também implica na redução do uso de papel e energia.

Portanto, na perspectiva individual, o custo da aquisição inicial do CD poderá ser amplamente compensado com o que o empreendedor deixa de gastar com deslocamentos, combustível, transporte, reconhecimento de firmas etc. Mas essa conta fecha mesmo quando se enxerga o ganho. O principal é o tempo, proporcionado pelas facilidades do uso do CD. Coletivamente, o uso do CD ajuda na preservação dos recursos naturais, racionalização do consumo de energia e no alívio da pressão sobre os equipamentos de mobilidade urbana.

Por outro lado, quanto mais gente tiver CD, mais serviços serão criados para facilitar a vida dos cidadãos e dos negócios.

Qual é o CD apropriado para utilizar os serviços do PES?

Há vários tipos de CD. Em relação ao tempo de validade, eles variam de um a cinco anos. Em relação à instalação, há CD armazenado em computador, em cartão com chip e em token (espécie de pendrive). Para assinar documentos com o primeiro é necessário o uso do computador em que está instalado, enquanto que, para os demais, basta inseri-los em qualquer computador que tenha, respectivamente, dispositivo leitor específico (CD em cartão) ou entrada USB (token).

Dentro desses tipos, o PES admite qualquer um deles. Entretanto, sabe-se que os mais comercializados são:

a.       Tipo A1: instalado no próprio computador com validade de um ano;

b.      Tipo A3: instalado em cartão ou token, com validade variável de até 3 anos.

Recentemente, surgiu uma nova modalidade de comercialização: o CD sob demanda. Ou seja, há uma substancial redução no custo inicial de aquisição, tendo como contrapartida pagamentos em função do uso (bilhetagem).

Entretanto, seja qual for a modalidade de comercialização, obrigatório mesmo para acesso aos serviços do PES é o CD de pessoa física, ou seja, cujo titular é o próprio cidadão.

Isso é importante porque há o CD de pessoa jurídica, cuja titularidade é da empresa, ou seja, serve para assinar os documentos de interesse dela. Esse CD de pessoa jurídica não serve para o PES porque os dados e a assinatura que estão armazenados nele são do representante legal, que no momento da emissão, apresentava vínculo com a empresa.

Esse tipo de CD não serve para abrir a empresa. Isso porque, para constituição de uma empresa, o Código Civil exige que haja manifestação inequívoca dos interessados, baseada num requerimento, se for um empresário individual, ou num contrato social, se for uma sociedade. Ou seja, a abertura de uma empresa impõe a assinatura de todos interessados, seja do titular ou dos sócios. Portanto, se é necessário que todos os sócios tenham individualmente um CD para assinarem o contrato social eletrônico, para abertura da empresa pela internet, os demais serviços do PES foram construídos para aceitarem o CD de pessoa física, de forma a otimizar o investimento inicial dos empresários e o fato de que é esse o CD exigido para as transações privadas pela internet.

Para maiores informações , inclusive das Autoridades que podem emitir o CD, acesse a página do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.

Recomendação Importante

Ao entrar em contato com a Autoridade escolhida é indispensável informar que o CD destina-se ao uso do Portal Empresa Simples, ou seja, deve ser um CD de pessoa física. A Autoridade deverá informá-lo sobre os custos, formas de pagamento, equipamentos e documentos necessários e suporte técnico prestado para ajudá-lo na instalação e manutenção.